Gestione digitale dei veicoli di servizio Gestione digitale dei veicoli di servizio

Agli uffici dell'Ente che gestiscono, programmano o rendicontano i mezzi di servizio:

• Segretario Comunale.
• Responsabile Patrimonio.
• Responsabile Economato.
• Responsabile Servizi Tecnici.
• Comandante della Polizia Locale.

I veicoli comunali sono una risorsa essenziale per molti servizi alla cittadinanza: attività tecniche e manutentive, servizi sociali, protezione civile, polizia locale, sopralluoghi, interventi operativi e funzioni di supporto agli uffici e al territorio.

• Conoscere la consistenza e lo stato del patrimonio mobile.
• Programmare manutenzioni ordinarie e straordinarie.
• Gestire revisioni, scadenze tecniche e adempimenti amministrativi.
• Documentare le attività svolte dai mezzi di servizio.
• Analizzare consumi, percorrenze, costi di esercizio e utilizzo dei veicoli.
• Disporre di dati storici in caso di sinistro, contestazione o richiesta assicurativa.
• Valutare l'effettivo utilizzo delle risorse e assegnare i mezzi ai servizi dell'Ente in modo più efficiente.
• Pianificare investimenti, sostituzioni o rinnovi del parco veicoli.
• Avere report a supporto degli uffici e della direzione dell'Ente.

In molti Enti le informazioni sui mezzi sono distribuite tra archivi amministrativi, registrazioni manutentive, documenti dei rifornimenti, scadenze tecniche, report di servizio e comunicazioni interne. Aggregate in un'unica base dati, rendono la gestione più semplice, più ordinata e più utile ai processi amministrativi e operativi.

L'obiettivo non è introdurre ulteriori adempimenti, ma rendere più semplice l'accesso alle informazioni già prodotte nelle attività quotidiane.

• Manutenzioni e scadenze: programmare manutenzioni ordinarie e straordinarie e gestire revisioni, assicurazioni e altre scadenze tecniche e amministrative di ogni mezzo.
• Consumi e costi: analizzare consumi, percorrenze e costi di esercizio di ciascun veicolo e individuare situazioni che possono generare costi evitabili o inefficienze gestionali.
• Utilizzo dei mezzi: valutare l'effettivo utilizzo dei mezzi per assegnarli ai servizi dell'Ente in modo più efficiente e pianificare sostituzioni e rinnovi del parco.
• Sinistri e storico: disporre di dati storici e documentazione associata a ogni veicolo, utili in caso di sinistro, contestazione, richiesta assicurativa o verifica amministrativa.
• Report e documentazione: predisporre report interni e documentare le attività svolte dai mezzi di servizio.

Le informazioni raccolte si integrano con i dati manutentivi, amministrativi, economici e operativi già disponibili presso l'Ente. Per ciascun veicolo si crea così una base informativa costantemente aggiornata, a supporto dell'intero ciclo di vita.

• Consumi e percorrenze.
• Costi di esercizio.
• Manutenzioni.
• Scadenze amministrative e tecniche, come revisioni e assicurazioni.
• Documentazione associata al mezzo.

I dati si consultano tramite cruscotti informativi, indicatori e report configurabili in base alle esigenze dell'Ente, agli uffici coinvolti e alle attività da documentare.

Dove l'Ente lo ritiene utile, si possono integrare soluzioni basate sull'Intelligenza Artificiale per facilitare l'accesso ai dati, supportare le attività di analisi e mettere a disposizione degli uffici elementi utili alla programmazione, alla rendicontazione e alle decisioni.

Una visione unitaria dei veicoli e delle informazioni associate. La raccolta e l'organizzazione dei dati riducono le registrazioni manuali, semplificano la ricerca delle informazioni e rendono più immediata la consultazione della documentazione storica.

Dati oggettivi e storicizzati riducono l'incertezza nella ricostruzione degli eventi e mettono a disposizione degli uffici elementi documentali coerenti e facilmente reperibili.

Nel tempo si costruisce una base informativa storica: si osservano l'utilizzo dei mezzi, l'evoluzione delle esigenze operative e l'andamento dei costi del patrimonio mobile. Le decisioni su manutenzioni, sostituzioni, assegnazioni, razionalizzazione della flotta e programmazione degli interventi si basano su informazioni aggiornate, misurabili e facilmente consultabili.

Dati documentati e facilmente reperibili agevolano l'individuazione di situazioni anomale, la ricostruzione delle attività svolte e la gestione di eventi che richiedono un approfondimento amministrativo o tecnico, a tutela del patrimonio pubblico e della continuità dei servizi.

La tecnologia non sostituisce le competenze degli uffici: fornisce un supporto informativo costante per documentare, programmare e migliorare l'utilizzo dei mezzi di servizio.

La soluzione va valutata e configurata nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali. Raccolta e utilizzo delle informazioni devono essere coerenti con le finalità organizzative dell'Ente, con i principi di proporzionalità, trasparenza e minimizzazione e con le misure tecniche e organizzative previste dalla normativa applicabile.

Una corretta impostazione del progetto concilia le esigenze gestionali dell'Amministrazione con la tutela della riservatezza e dei diritti delle persone coinvolte.

Forniture e servizi si acquistano sul Mercato Elettronico della PA, con le modalità previste dalla normativa vigente. IM GROUP SRL si individua con la Partita IVA 04467060267 nelle categorie merceologiche di riferimento.

Su richiesta è disponibile la documentazione informativa sulle soluzioni. Possono essere fornite anche informazioni utili a valutare percorsi di innovazione e digitalizzazione. Approfondimenti e focus tematici sono nell'area informativa per la PA.

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